Dùng Excel quản lý số liệu công ty nhỏ đầy sai sót

Tính phổ biến, đa năng, và dễ sử dụng là những yếu tố khiến những phần mềm bảng tính như Microsoft Excel trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của đa số doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng cũng đồng thời khiến Excel dễ bị ảnh hưởng bởi sai sót của người dùng hơn, như được minh chứng trong những trường hợp dưới đây.

Những sai sót này thường rất đơn giản, nhưng có thể gây ra những thiệt hại khó lường. Trên thực tế, chúng ta có lẽ không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn những lỗi của con người. Đó là lí do vì sao doanh nghiệp càng cần chú ý hơn đến các yếu tố khác như quy trình kiểm soát nội bộ, đào tạo người dùng, lựa chọn công nghệ phù hợp để thay thế hoặc bổ sung cho Excel v.v…

Sau đây là những “thảm hoạ” gây ra bởi sai sót khi sử dụng Excel:

Dùng Excel quản lý số liệu công ty nhỏ đầy sai sót

Dấu (-) và sai sót 2,6 tỷ USD

Một kế toán tại quỹ đầu tư tương hỗ Magellan Fund, thuộc Fidelity Investment, đã bỏ “quên” một dấu trừ và biến khoản lỗ 1,3 tỷ USD thành lãi. Sai sót này, xảy ra vào tháng 12/1994, dẫn đến việc Magellan Fund phải rút lại lời hứa chia cổ tức trị giá 4,32 USD cho mỗi cổ phần.

Trong quá trình ước tính cổ tức, nhân viên kế toán thuế này phải chuyển số liệu lãi và lỗ ròng của các khoản đầu tư, đây đều là những số liệu chính xác, sang một file bảng tính độc lập. Lỗi xảy ra khi người này để sót dấu trừ trong một khoản lỗ trị giá 1,3 tỷ USD, đồng nghĩa với việc kết quả cuối cùng được tính ra cao hơn mức thực tế đến 2,6 tỷ USD.

Sai sót trên đã không bị phát hiện trong bước kiểm tra sơ bộ mà chỉ được tìm ra trong bước chuẩn bị cuối cùng, với sự tham gia của các kiểm toán viên bên ngoài.

Theo lời ông J. Gary Burkhead, chủ tịch Fidelity, thì: “Nhiều người đã đặt câu hỏi vì sao, trong thời đại công nghệ như hiện nay, lại xảy ra một lỗi lầm như vậy.” Ông cũng cam kết không để sai sót tương tự lập lại trong tương lai bằng cách tăng cường bước kiểm tra sơ bộ. Thay vì chỉ được thực hiện bởi các kế toán thì quy trình này giờ đây còn có các thủ quỹ và kiểm toán viên độc lập.

Sự khác biệt giữa Ẩn (hide) và Xoá

Vụ phá sản đình đám của ngân hàng đầu tư Lehman Brothers, một trong những ông lớn tại Phố Wall, là mồi thuốc súng cho cuộc khủng hoảng tài chính thế giới năm 2008. Nhưng ít người biết đến một biến cố khác có liên quan xảy ra không lâu sau đó, khi ngân hàng Barclays Capital suýt nữa đã “mua nhầm” 179 hợp đồng tương lai của Lehman

Lehman Brothers tuyên bố phá sản vào ngày 15/9/2008. Ba ngày sau đó, Barclays Capital đồng ý mua lại một phần tài sản của Lehman, bao gồm một số lượng lớn các hợp đồng tương lai. Theo thoả thuận này, Barclays, thông qua hãng luật Cleary Gottlieb Steen & Hamilton, phải gửi một danh sách những tài sản mà hãng muốn mua của Lehman cho toà án trước nửa đêm ngày 18/9.

Barclays gửi danh sách này, dưới dạng 1 file Excel, cho hãng luật vào lúc 7h50 tối ngày 18/9. File này chứa hơn 1.000 dòng và 24.000 ô, bao gồm 179 dòng liệt kê các hợp đồng mà Barclays không muốn mua. Song những dòng này chỉ bị ẩn đi thay vì xoá.

Một luật sư tập sự tại Cleary Gottlieb, người được giao nhiệm vụ xử lý tài liệu này, không nhận ra sự tồn tại của những dòng bị ẩn và đã chuyển file excel thành dạng file pdf để gửi lên trang web của toà án. Trong quá trình chuyển đổi này, những dòng bị ẩn đã xuất hiện trở lại trong phiên bản file pdf.

Sai sót này chỉ được phát hiện vào ngày 1/10 và Barclays phải gửi một đơn kiến nghị đến toà án để yêu cầu loại bỏ các 179 hợp đồng này ra khỏi thoả thuận.

Lỗi Copy & Paste trị giá 24 triệu USD

Bất cứ người dùng Excel nào cũng đã quá quen thuộc với thao tác sao chép & dán (copy & paste). Song một sai sót với thao tác tưởng quá đơn giản này đã khiến TransAlta Corp, một công ty điện lực của Canada, mất 24 triệu USD vào năm 2003, tương đương 10% lợi nhuận năm đó của công ty.

Hàng tháng, TransAlta, cùng với nhiều công ty cung cấp điện khác, tham gia đấu giá mua các hợp đồng cung cấp điện cho tháng tiếp theo. Mức giá bỏ thầu hiển nhiên tuỳ thuộc vào nhu cầu đường truyền. Những đường truyền có nhu cầu tiêu thụ cao sẽ được bỏ giá cao hơn.

Cuối tháng 4/2003, TransAlta bất ngờ được thông báo rằng mình đã thắng thầu một loạt hợp đồng mà công ty không hề muốn, và với một mức giá cao hơn mức thông thường. Nguyên nhân nằm ở khâu chuẩn bị file Excel dùng cho quy trình đấu thầu. Một nhân viên đã sao chép và dán số liệu vào nhầm dòng và cột, khiến cho mức giá bỏ thầu cao, cho các hợp đồng có mức tiêu thụ cao, bị gắn vào các hợp đồng có nhu cầu tiêu thụ thấp.

Theo quy định thì kết quả đấu thầu là không thể thay đổi vì bất cứ lí do nào. Vì vậy TransAlta không có lựa chọn nào khác ngoài việc phải chấp nhận khoản thiệt hại kinh tế này.

Giới học thuật cũng là nạn nhân

Giới học thuật cũng có thể trở thành nạn nhân của Excel. Trường hợp tiêu biểu nhất là một công trình nghiên cứu nổi tiếng của 2 giáo sư hàng đầu tại Đại học Havard.

Báo cáo với tiêu đề “Growth in a time of debt” (“Tăng trưởng trong kỷ nguyên nợ công”) được công bố lần đầu vào năm 2010 và đã gây tiếng vang lớn trong bối cảnh kinh tế thế giới vẫn đang vật lộn với suy thoái. Hai đồng tác giả đều là những tên tuổi lớn: giáo sư Carmen Reinhart và Ken Rogoff, nguyên kinh tế trưởng của IMF (Quỹ Tiền tệ Quốc tế).

Theo kết quả của nghiên cứu này những quốc gia có nợ công lớn hơn 90% GDP (tổng sản phẩm quốc nội) sẽ có tốc độ tăng trưởng kinh tế rất chậm. Kết luận này đã được nhiều chính khách và nhà làm chính sách trên thế giới sử dụng để đề xuất các biện pháp thắt lưng buộc bụng.

Tuy nhiên, một sinh viên đại học khi tham khảo file số liệu của nghiên cứu này đã vô tình phát hiện ra lỗi nghiêm trọng. Khi tính tốc độ tăng trưởng GDP trung bình của 20 quốc gia trong nghiên cứu, các tác giả đã vô tình “bỏ quên” số liệu của 5 quốc gia nằm ở 5 dòng cuối cùng trong công thức Excel.

Theo các tác giả thì lỗi này không làm thay đổi kết luận cuối cùng, nhưng nó cho thấy mối liên hệ giữa mức nợ công cao và tốc độ tăng trưởng trì trệ không còn rõ nét như trong kết quả ban đầu.

Sai lầm khách quan trị giá 1.1 tỷ USD

Trong năm 2003, Fannie Mae, một công ty cung cấp dịch vụ mua nhà trả góp tại Mỹ, phát hiện ra một lỗi trong quá trình tính cổ tức lên đến 1,136 tỷ USD, và được các lãnh đạo của công ty mô tả là một “lỗi khách quan khi sử dụng bảng tính Excel do việc áp dụng chuẩn kế toán mới.”

Lỗi tính trợ cấp thôi việc 9 triệu USD của Kodak

Eastman Kodak Company vào năm 2005 đã phải điều chỉnh bổ sung thêm 9 triệu USD vào khoản lỗ của quý 3 do một lỗi trong bảng tính Excel. Khoản lỗ sau khi điều chỉnh là 1,038 tỷ USD.

Theo Robert Brust, CFO của Kodak, lỗi này do một nhân viên gây ra khi người này tính toán chi phí trợ cấp thôi việc. Kodak đã phải cắt giảm 15.000 việc làm trong năm đó khi hãng này đang phải vật lộn với quá trình tái cấu trúc để thích nghi với sự phổ biến của máy ảnh kỹ thuật số.

Theo ông Brust thì sai sót này chỉ bắt nguồn từ một file Excel duy nhất và là một vấn đề trọng yếu, cho thấy lỗ hổng trong quy trình kiểm soát nội bộ.

Thảm họa giao dịch tài chính London Whale

Sai lầm tốn kém và đình đám nhất do lỗi Excel góp phần gây ra có lẽ là vụ JPMorgan Chase thiệt hại hơn 6,2 tỷ USD trong quá trình giao dịch tài chính vào năm 2012. Ngân hàng này còn phải gánh các khoản tiền phạt hơn 1 tỷ USD.

Chi nhánh London của Văn phòng đầu tư (Chief Investment Office – CIO) trực thuộc JPMorgan Chase vào thời điểm đó đã thực hiện một loạt giao dịch sản phẩm tài chính phái sinh phức tạp và có độ rủi ro cao. Kết quả là số lỗ ngày càng tăng.

Một số quản lý cấp cao và trader của CIO ban đầu tìm cách che giấu mức độ trầm trọng của vấn đề, và sau đó cứu vãn tình thế bằng cách thực hiện những giao dịch với mức độ rủi ro thậm chí còn cao hơn trước.

Những cuộc điều tra sau đó phát hiện ra rằng các trader đã sử dụng 2 hệ thống sổ sách khác nhau. Và do đó 2 trader đã bị truy tố.

Một trong những yếu tố góp phần gây nên thảm họa này là một mô hình tính toán rủi ro mới mà CIO áp dụng. Mô hình này không chỉ chưa được kiểm định một cách đầy đủ mà còn được sử dụng thông qua một loạt file Excel và dựa vào thao tác Cắt – Dán thủ công. Mô hình này được cho là đã ước tính mức độ rủi ro chỉ bằng 1 nửa so với thực tế.

Loại bỏ Excel trong kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách

Nghiên cứu gần đây của công ty tư vấn Anaplan đã chỉ ra rằng hiện nay các giám đốc tài chính (CFO) ở khu vực châu Á Thái Bình Dương vẫn còn đang gặp khó khăn trong việc sử dụng bảng tính để lên kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách. Ngoài ra, mức độ hài lòng với độ chính xác, tính kịp thời và dễ sử dụng của Excel trong công việc này là tương đối thấp.

Hạn chế của Excel trong lập kế hoạch & ngân sách

Cũng theo nghiên cứu này, 43% số người phản hồi sử dụng Microsoft Excel để lập kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách và 19% sử dụng Excel để lên kế hoạch hoạt động cho đến 70% công việc của họ. Tuy nhiên, gần một phần ba những người sử dụng Excel trong 70%  số người sử dụng để lên kế hoạch tài chính và ngân sách không hài lòng với độ chính xác của nó. Đây là kết quả của việc Excel không đủ linh hoạt để đem lại một cái nhìn chủ động và đa dạng hơn, nghĩa là không những không chính xác trong tính toán mà Excel còn hạn chế trong việc cung cấp một cái nhìn toàn cảnh cho kế hoạch tài chính và ngân sách công ty.

Download whitepaper “Why Smart CFOs Are Moving to the Cloud” here

Biểu đồ dưới đây (Anaplan 2013) chỉ ra những công cụ mà các công ty sử dụng cho việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách của họ:

Dùng Excel quản lý số liệu công ty nhỏ đầy sai sót

Từ biểu đồ trên, có thể thấy rõ rằng mặc dù còn nhiều giới hạn, Excel vẫn đang chi phối các hoạt động tài chính của CFO tại châu Á. Chỉ có khoảng 20% số người phản hồi sử dụng phần mềm doanh nghiệp cài đặt tại chỗ hoặc một hệ thống tự phát triển và chỉ 2% chọn giải pháp điện toán đám mây bên ngoài.

Về mức độ hài lòng với độ chính xác của Excel trong việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách, kết quả cho thấy những công ty chỉ sử dụng Excel trong ít hơn 30% quá trình lên kế hoạch và lập ngân sách của mình tương đối hài lòng hơn so với những người sử dụng nhiều hơn 70%.

Theo lời giải thích, 59% số người được hỏi cho biết nguyên nhân phổ biến nhất là vì Excel không có khả năng phân tích giả định “what if” (Nếu thì), phân tích chi tiết tích hợp và kế hoạch hoạt động. 53% phàn nàn về sự khác biệt giữa các kết quả thực và kết quả dự báo. Ngoài ra, người dùng Excel cảm thấy tốn rất nhiều thời gian để lên kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách. Họ mất rất nhiều thời gian để thu thập dữ liệu từ các phòng ban liên quan và xử lý nó trước khi họ có thể nhận được thông tin hữu ích nào đó. Một số vấn đề khác bao gồm cả sự thiếu đa dạng của Excel, giao diện không thân thiện, hay thiếu nhân lực có đủ kỹ năng, tất cả những vấn đề này đều khiến các CFO không cảm thấy hài lòng.

Để trả lời cho câu hỏi “Điều gì sẽ làm cho bạn hài lòng hơn với việc lên kế hoạch và lập ngân sách tài chính?” Nhiều nhà hoạch định bày tỏ rằng họ muốn kết quả tốt hơn bằng cách áp dụng một quy trình dựa trên hệ thống chứ không phải chỉ đơn thuần là dựa trên một bảng tính. Họ yêu cầu một nền tảng có khả năng phân tích tình huống ‘nếu… thì’, có thể tăng độ chính xác cho dự đoán và khả năng thu thập dữ liệu từ tất cả mọi lĩnh vực kinh doanh. Ngoài ra, 69% số người được hỏi muốn có một hệ thống xử lý có thể thu giữ và tải dữ liệu  nhanh hơn, và 53% thích một hệ thống phân tích dữ liệu nhanh và thông minh hơn.

Nhược điểm cố hữu của phần mềm bảng tính như Excel là chúng phụ thuộc vào quá trình nhập dữ liệu bằng tay, và do đó dễ xảy ra sai sót. Nếu xuất hiện lỗi, hầu như không có cách nào hiệu quả để lần ra và theo dõi lỗi đó.

Một khi dữ liệu được xử lý, các quản lý cấp cao khó có thể lần ngược lại các cấp độ chi tiết của con số và tự tin rằng chúng được xây dựng trên các dữ liệu chính xác và minh bạch. Sử dụng bảng tính cũng tạo ra một hệ thống của các thông tin bị phân mảnh, không thuận lợi cho các hành động mau lẹ.

Một hệ thống bảng tính điển hình có thể mất đến 30 ngày hoặc nhiều hơn để hoàn thành báo cáo hợp nhất. Kết quả là bạn còn lại rất ít thời gian cho bất cứ phân tích hữu ích nào. Trong kinh doanh ngày nay, tốc độ là tối cần thiết; và các nhà quản lý cần thông tin thời gian thực để đưa ra quyết định trong môi trường có nhịp độ nhanh. Ngoài ra, dữ liệu dựa trên bảng tính thông thường chỉ có thể thực hiện phân tích dữ liệu trong quá khứ, không phải loại thông tin hướng tới tương lai mà công ty cần.

Phân tích kinh doanh đã vượt ra khỏi khả năng mô tả các dữ liệu của quá khứ. Đối với các giám đốc tài tính, việc trả lời câu hỏi ‘điều gì đã xảy ra?’ không còn đủ nữa. Trong Khảo sát Ưu tiên tài chính năm 2016, công ty tư vấn Protiviti đã hỏi 650 giám đốc tài chính để xếp hạng những ưu tiên hàng đầu của năm, và trong số 5 vấn đề hàng đầu trong năm 2016 có dự báo và lập ngân sách. Nếu công ty của bạn chỉ dựa vào bảng tính thì bạn sẽ không thấy được điều gì đang chờ mình phía trước.

Các công cụ thay thế Excel

Vậy nếu những người tham gia khảo sát có cơ hội để thiết kế và thực hiện các kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách một lần nữa, họ sẽ làm gì và làm như thế nào? Mặc dù hiện nay có khá nhiều giải pháp khác nhau, đa số người được hỏi đều muốn một hệ thống nào đó tích hợp bao gồm phần mềm kế toánERP,  hoặc phần mềm quản lí hiệu suất. Hệ thống này phải có khả năng thao tác trên dữ liệu như tải lên, trích xuất, phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, tăng độ chính xác và tốc độ xử lý, đồng thời giao diện của nó phải linh hoạt và thân thiện với người dùng.

Nguồn: blog.trginternational.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.