Nếu bạn đang cân nhắc tạo một bảng điều khiển(dashboard).Nếu muốn có một bảng điều khiển chắc chắn, hãy coi trọng thiết kế của nó như bạn coi trọng buồng lái máy bay. Trong kinh doanh — cũng như trên máy bay — bạn cần nhìn rõ mình đang hướng đến đâu và đang làm như thế nào trước khi quá muộn để điều chỉnh hướng đi.
Mộtbảng điều khiển thực sự hữu íchluôn là kết quả của sự hợp tác. Nó kết hợp các mục tiêu, dữ liệu, con người và logic. Và bảng điều khiển này được xây dựng tốt nhất bởi một đội ngũ am hiểu cả bốn yếu tố — nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển — những người có thể hiểu ngôn ngữ kinh doanh của bạn.
Nếu sử dụng sai cách, chúng có thể biến công cụ hữu ích thành có hại. Bạn có thể theo dõi sai chỉ số. Bạn cũng có thể đưa ra các quyết định sai lầm. Vì vậy, nếu bảng điều khiển của bạn dành cho kinh doanh thực sự, không chỉ để giải trí, hãy mời các chuyên gia.
Các chuyên gia này có thể kết nối mục tiêu kinh doanh, dữ liệu và ngôn ngữ trực quan.
Bước 1. Đặt mục tiêu chính xác
Xác định đúng mục tiêu và câu hỏi là một nửa thành công. Nửa còn lại là chọn các hình ảnh trực quan phù hợp để trả lời các câu hỏi đó.
Hãy bắt đầu bằng việc tổ chức quy trình thu thập yêu cầu. Quy trình này dành cho bạn, các nhà phát triển và nhà thiết kế. Sử dụng bất kỳ công cụ nào bạn thích. Các công cụ ví dụ: Miro, Trello, FigJam, Google Sheets, Notion, ClickUp, Google Forms.
Tạo các bảng, thẻ hoặc danh sách. Mỗi mục nên chứa các câu hỏi bạn phải trả lời. Trả lời các câu hỏi này trước khi giao nhiệm vụ.
Các câu trả lời đó sẽ giúp bạn tránh các lỗi lớn nhất của bảng điều khiển. Các lỗi đó là: giao diện người dùng lộn xộn, các chỉ số vô nghĩa và dữ liệu không được sử dụng.
Một bảng điều khiển phải phục vụ công việc kinh doanh chứ không chỉ để trông đẹp mắt.
Bước 2. Tập hợp một đội ngũ có trách nhiệm
Xác định ai là chủ sở hữu bảng điều khiển. Xác định ai sẽ xây dựng nó. Xác định ai sẽ sử dụng nó.
Đừng cố gắng tạo một bảng điều khiển “cho tất cả mọi người”.
Một công cụ cho tất cả mọi người thường không giúp được ai.
Bước 3. Xác định trường hợp sử dụng và người dùng
Xác định rõ ràng các nhiệm vụ kinh doanh. Lập bản đồ người dùng của bạn. Tự hỏi ba câu hỏi sau:
- Bảng điều khiển sẽ giải quyết những vấn đề gì?
- Ví dụ: theo dõi tăng trưởng doanh thu, xác định nút thắt cổ chai của phễu, giám sát tỷ lệ rời bỏ khách hàng (churn).
- Ai đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu này?
- Ví dụ: Người sáng lập, nhà tiếp thị, quản lý sản phẩm?
- Mỗi người cần thấy gì mỗi ngày?
- Hãy nghĩ về một “nghi thức buổi sáng”.
- Họ phải nắm bắt được điều gì trong 30 giây?
Không chỉ là về vai trò; thói quen và sự tiện lợi cũng quan trọng.
Bước 4. Xác định các chỉ số chính
Chọn 3-5 chỉ số thực sự thúc đẩy doanh nghiệp của bạn. Xếp hạng chúng từ cấp cao nhất đến chi tiết. Một bảng điều khiển kém sẽ hiển thị mọi thứ. Điều này tạo ra ảo giác về sự kiểm soát.
Ít chỉ số hơn nhưng có ý nghĩa thì tốt hơn.
Ví dụ:
- SaaS: Người dùng hoạt động (Active users), Chi phí thu hút khách hàng (CAC), Giá trị trọn đời của khách hàng (LTV), tỷ lệ rời bỏ khách hàng (churn rate).
- Tiếp thị: Tỷ lệ chuyển đổi từ nhấp chuột sang khách hàng tiềm năng (Click-to-lead conversion), Chi phí thu hút khách hàng (Customer acquisition cost), Lợi tức đầu tư tiếp thị (ROMI).
- Tài chính: Lợi nhuận hoạt động (Operating profit), Giá trị đơn hàng trung bình (Average order value), Dòng tiền dự báo (Forecasted cash flow).
Bước 5. Chuẩn bị dữ liệu của bạn
Không có dữ liệu tốt, không có bảng điều khiển tốt. Hãy tự hỏi:
- Dữ liệu được lưu trữ ở đâu?
- Nó có đầy đủ và cập nhật đến mức nào?
- Nó sẽ được làm mới như thế nào?
- Ai chịu trách nhiệm về chất lượng dữ liệu?
Bỏ qua việc nhập liệu thủ công. Tự động hóa giúp bảng điều khiển luôn hoạt động.
Bước 6. Phác thảo bố cục sơ bộ
Mọi hình thức đều được chấp nhận. Từ phác thảo trên giấy ăn đến wireframe Figma. Hãy suy nghĩ kỹ:
- Những khối nào nên ở “phía trên cùng”?
- Điểm nhấn trực quan ở đâu?Tiêu điểm thị giác nằm ở đâu?
- Điều gì nên nổi bật đầu tiên?Điều gì sẽ xuất hiện đầu tiên?
Xấu cũng không sao. Mục đích là để kiểm tra cấu trúc và ý tưởng.
Bước 7. Lấy phản hồi từ người dùng
Trình bày bản mẫu cho người dùng thực tế. Đừng hỏi: “Nó có đẹp không?” Thay vào đó, hãy hỏi:
- Nó có rõ ràng ngay từ cái nhìn đầu tiên không?
- Nó có đủ thông tin để đưa ra quyết định không?
- Bạn cảm thấy thiếu hoặc thừa điều gì?
Tốt hơn là nghe “Tôi không hiểu” trong giai đoạn bản nháp. Điều này tốt hơn nhiều so với sau khi ra mắt.
Bước 8. Viết bản tóm tắt chi tiết cho nhà thiết kế
Các nhà thiết kế không thể đọc suy nghĩ của người khác. Nếu bạn không nói rõ điều gì quan trọng, họ sẽ tự quyết định. Bao gồm các thông tin sau:
- Chỉ số nào đặt ở đâu và như thế nào?
- Ưu tiên của các khối (điều gì là quan trọng nhất)?
- Hành vi trên thiết bị di động so với màn hình lớn?
- Điểm nhấn màu sắc, cảnh báo, định dạng số.
Bước 9. Tìm đúng người xây dựng
Chúng tôi muốn nói: “Hãy thuê chúng tôi.” Nhưng đây là doanh nghiệp và tầm nhìn của bạn. Hãy kiểm tra các danh mục đầu tư (portfolio) trên Dribbble, Behance và LinkedIn. Tài năng có ở khắp mọi nơi.
Đánh giá các ứng viên dựa trên:
- Hiểu biết về kinh doanh: Các biểu đồ đẹp ít quan trọng hơn việc biết lý do chúng tồn tại.
- Kinh nghiệm giao diện: Một bảng điều khiển không phải là trang đích (landing page); khả năng sử dụng phải được ưu tiên.
- Giao tiếp rõ ràng: Nếu quy trình của họ không rõ ràng bây giờ, nó sẽ không trở nên sắc bén hơn sau này.
- Khả năng đơn giản hóa: Kỹ năng thực sự là làm cho sự phức tạp trở nên dễ dàng.
- Ý thức tiết chế: Một danh mục đầu tư giúp bạn đánh giá phong cách của nhà thiết kế, cảm nhận xu hướng, sự phù hợp với loại hình doanh nghiệp của bạn, và kỹ năng tổng thể cũng như sự độc đáo.
Quan trọng nhất, hãy chọn đội ngũ đào sâu vào mục tiêu của bạn.
Đó là nơi tạo ra sự “wow” thực sự.
Bước 10. Ra mắt. Theo dõi. Cải thiện.
Một bảng điều khiển là một hệ thống sống. Nó không phải là một trang đích dùng một lần. Sau khi ra mắt, hãy theo dõi:
- Mọi người mở nó bao nhiêu lần?
- Liệu các chỉ số có xuất hiện trong các cuộc họp không?
- Điều gì gây khó khăn cho người dùng, hoặc họ yêu cầu gì tiếp theo?
Không có bảng điều khiển nào hoàn hảo ngay từ ngày đầu tiên. Lặp lại và cải tiến sẽ mang lại hiệu quả.
Kết luận
Một bảng điều khiển tuyệt vời không chỉ là một chồng biểu đồ. Nó định hình tư duy của đội ngũ. Nó định hướng sự chú ý, xây dựng thói quen, tăng tốc quyết định. Nó tiết kiệm thời gian thay vì lãng phí.
Bảng điều khiển của bạn trở nên vô giá khi:
- Mục đích của nó cực kỳ rõ ràng.
- Mỗi vai trò có các chỉ số riêng.
- Có ít nhiễu loạn và ý nghĩa tối đa.
- Bạn có thể đi sâu vào chi tiết nhanh chóng.
- Đội ngũ thực sự sử dụng nó.
Nếu đó là loại bảng điều khiển bạn đang hướng tới, chúng tôi hy vọng điều này giúp bạn bắt đầu.
Đây là danh sách các công cụ AI hữu ích. Chúng có thể dùng khi tạo bảng điều khiển kinh doanh:
Tham khảo: medium.com
Bài viết liên quan: